見積・契約管理から展示会タッチパネルまで。販売業務をまるごとデジタル化
【キャンピングカービルダーA社】

キャンピングカービルダーA社様に、見積・契約管理システムを軸として、車両管理・Web見積シミュレーション・展示会タッチパネル・承諾書のデジタル化まで、販売業務全体を支えるシステム群を開発しました。

課題

• 見積もり・契約・請求の管理が紙とExcel中心で、担当者ごとにやり方が異なり転記ミスが発生
• 展示会では紙のアンケートと手書きの見積もりに時間がかかり、お客様を待たせていた
• 販売・製造・保管の情報がバラバラで、車両の状況を追うのに手間がかかる

実施したこと

• 見積・契約管理システムを開発し、見積もり→契約書→請求書を一つの流れに。契約書は自動でA4 2ページに収まるよう調整
• 展示会向けタッチパネル（車種案内・アンケート）とiPad承諾書アプリ（読み上げ確認→署名→PDF）を開発
• 車両の入荷・駐車位置管理、Web見積シミュレーション、フォローアップメール配信を段階的に追加
• オフラインでも動く緊急起動版を用意し、展示会場のネットワーク障害にも備え

成果

導入前の状況

A社様はキャンピングカーの企画・製造・販売を自社で行っており、営業・製造・保管・展示会という複数の現場が同じ車両を扱います。見積・契約・請求の管理は紙と表計算ソフトが中心で、担当者ごとにやり方が違い、転記のたびにミスが起きていました。展示会では紙のアンケートと手書きの見積に時間がかかり、お客様を待たせていました。販売・製造・保管の情報が別々の場所にあるため、1台の車両がいまどういう状態かを追うだけでも手間がかかっていました。

開発の中身

軸になる見積・契約管理システム

見積を作れば契約書と請求書がそこから派生する設計にしました。契約書は自動でA4 2ページに収まるようレイアウトされ、オプションが多い場合は別紙に自動分割されます。価格表はバージョンで管理し、価格改定後も過去の見積は当時の金額のまま。確定した契約の日付や金額は再印刷で変わらないようロックしています。担当者ごとにやり方が違っていた部分を、システム側の一つの流れに揃えました。

展示会向けのタッチパネルと承諾書アプリ

展示会場では、来場者が自分で操作できる車種案内・アンケートのタッチパネルを設置しました。アンケートの内容はその場で見積・契約管理システムの顧客データにつながり、商談の席ではiPadの承諾書アプリで承諾事項を音声で読み上げ、画面で署名し、PDFとして保存・印刷します。紙のアンケートを後日入力し直す作業と、承諾事項の読み上げを担当者が毎回行う負担がなくなりました。会場のネットワークが落ちても使えるよう、オフラインで動く緊急起動版も用意しています。

段階的に足したシステム群

軸ができてから、注文書のAI読み取りとQRラベルで車両の入荷と駐車位置を管理する車両管理、公開サイトで概算が出る見積シミュレーション、架装工場の作業時間管理、フォローアップメールの配信を順に追加しました。どれも同じ顧客・車両データを共有しているため、販売から製造・保管までが1台の車両を軸につながっています。

進め方

最初から全部を作る計画ではなく、いちばん困っていた見積・契約から始めました。使い始めると「展示会で入力し直すのが手間」「車両がどこにあるか分からない」と次の困りごとが具体的になり、それに応える形で機能を足しています。現場で使いながら少しずつ育てる進め方なので、いまも改善を続けています。同じ考え方は業務システム開発のページにまとめています。