見積もりから架装指示書・作業時間管理まで自動でつながる営業管理【キャンピングカー販売会社G社】

キャンピングカー販売のキャンピングカー販売会社G社様に、見積もり作成から契約書・架装指示書の自動生成、製造現場との連携までを一気通貫にした営業管理システムを開発・納品しました。

課題

• 見積書・契約書・架装指示書を別々に作成しており、転記ミスと二度手間が発生
• 旧システムの顧客・車両データを移行して活用したい
• 営業の決定事項が製造現場にタイムリーに伝わらない

実施したこと

• 見積もり作成から契約書出力までをワンクリック化。オプションが多い場合は別紙を自動生成
• 旧システムから顧客約1,600件・車両・商談・整備履歴データを移行
• 見積もり確定と同時に架装指示書を自動生成し、Excel出力にも対応
• 作業時間管理システムと連携し、指示書を納車予定月付きで製造現場へ共有。作業中→完成→納車済みのステータスを双方向同期

成果

導入前の状況

キャンピングカーの販売は、1台ごとにベース車両・グレード・架装オプションの組み合わせが違い、見積書が数十行になることも珍しくありません。G社様では見積を表計算ソフトで作り、契約書は別のひな形に転記し、製造現場への指示書はさらに別の様式で手書きしていました。同じ車名・同じ金額を3回入力するので、どこか1か所が食い違うたびに確認の電話が発生していました。

もうひとつの課題が旧システムです。以前使っていた販売管理システムに顧客・車両・整備履歴が残っており、「新しい仕組みに移るなら、この履歴が引き継がれないと使えない」というのが現場の条件でした。

開発の中身

1件の見積から、後工程の書類を全部つくる

設計の軸は「見積データを1回作れば、契約書・架装指示書・請求書はそこから派生する」ことです。見積を保存すると、契約書はA4で2ページに収まるよう自動でレイアウトされ、オプションが24行を超える場合は本紙に10行、残りを別紙に自動分割して印刷します。取引先に見せる書類の見た目は従来のまま、作る手間だけを減らしています。

価格改定と契約確定に耐えるデータ

価格表はバージョンとして持ち、見積は「どの版で作ったか」を記録します。年度の価格改定後に過去の見積を開いても当時の金額のまま表示され、新規作成では最新版が使われます。契約が確定した見積は契約日・金額がロックされ、再印刷しても日付が動きません。実際の運用で起こりがちな「印刷し直したら契約日が今日になっていた」という事故を、構造で防いでいます。

旧システムからのデータ移行

顧客約1,600件、車両・商談・整備履歴を旧システムから抽出し、全角半角や表記ゆれを正規化したうえで取り込みました。同一人物が別レコードになっていたものは名寄せの候補を出し、担当者が確認して統合する画面を用意しています。移行を「システムの外の作業」にせず、開発の範囲に含めたことで、初日から過去の履歴を引ける状態で切り替えられました。

製造現場との双方向連携

見積が確定すると架装指示書が自動で立ち上がり、現場で追記・編集してExcel形式で出力できます。指示書は納車予定月を付けて作業時間管理システムに共有され、作業中・完成・納車済みのステータスが営業側の画面にも反映されます。営業が現場に電話で進捗を聞く必要がなくなりました。

進め方

最初に営業担当の方と一緒に、いま使っている見積書・契約書・指示書を机に並べ、どの項目がどこへ転記されているかを線でつなぎました。そこから「1件のデータで全部を出す」設計に落とし、2週間ごとに動く画面を見ていただきながら進めています。全機能が揃うのを待たず、見積作成から順に本番で使い始め、契約書・指示書・製造連携を後から足していきました。