紙とExcelの業務をシステム化する前に整理すべき3つのこと

こんにちは。新潟県燕市の受託開発スタジオ、TIFFIN開発チームです。私たちのところに来るご相談でいちばん多いのが「見積書も台帳もぜんぶExcelと紙で回していて、そろそろ限界なんです」というものです。ただ、正直に言うと「とりあえず全部システムにしましょう」と始めたプロジェクトは高い確率で苦しくなります。この記事では、キャンピングカー製造販売のキャンピングカービルダーA社様やスイミングスクールのDASH様など、実際に紙とExcelの業務をシステム化してきた現場の経験から、開発会社に相談する前に整理しておくと圧倒的に話が早くなる3つのことをまとめます。

なぜ「とりあえず全部システム化」は失敗するのか

紙とExcelで回っている業務は、実は「回ってしまっている」だけあって、かなり柔軟にできています。欄外の手書きメモ、セルの色分け、担当者の頭の中にだけあるルール。システム化とは、この暗黙のルールを全部明文化する作業でもあります。

ここを飛ばして画面のデザインから話を始めると、開発の終盤になって「あ、この場合は手書きで直してたんですよ」という例外が次々に出てきて、手戻りが膨らみます。逆に言うと、これから紹介する3つを事前に整理しておけば、開発会社との最初の打ち合わせが「要件のヒアリング」ではなく「仕様の確認」から始められます。見積もりの精度も上がりますし、開発期間も短くなります。

整理その1:その業務の「正」がどこにあるかを決める

最初に確認するのは「このデータの正しい姿は、どこにあるのが正なのか」です。たとえば顧客情報が、営業の名刺ファイルと、経理のExcelと、車両台帳の3か所にバラバラに存在している。3つとも微妙に内容が違う。どれが正ですか?と聞くと、誰も即答できない——これは本当によくある状態です。

キャンピングカービルダーA社様の見積・契約管理システムを作ったときは、まず「顧客」「車両」「見積」「契約」という登場人物を整理して、顧客情報はシステムに一元化し、見積書も契約書もそこから生成するという流れに決めてから開発に入りました。紙の見積書を廃止したのではなく、「正はシステム側、紙は出力物」と役割をはっきりさせたのがポイントです。

整理その2:例外処理を先に洗い出す

紙とExcelが強いのは例外処理です。「常連さんだけ特別価格」「この取引先だけ締め日が違う」「月末だけ手順が変わる」。Excelなら空いたセルに書いておけば済みますが、システムは例外を教えてもらわないと扱えません。

おすすめは、直近1〜2か月の実物(紙の綴りやExcelファイル)を開いて、「定型どおりでなかったケース」に付箋を貼っていくことです。スイミングスクールDASH様の勤怠・ローテーション管理を開発したときも、シフト表の原本を見せていただくと、欄外の手書きや色分けにこそ運用の本体がありました。急な休みが出たときに誰が代わりに入るか、その調整こそが現場のいちばんの手間で、システム化の価値もそこにありました。

洗い出した例外は、全部をシステムに入れる必要はありません。「頻度が高い例外は機能にする」「年に数回の例外は備考欄と運用でカバーする」と割り切るのが、費用を抑えるコツです。

整理その3:誰が・いつ・どこで入力するのか

システムは、誰かが入力して初めてデータが貯まります。ここで意外と見落とされるのが「入力する人の状況」です。

• 事務所のPCの前に座っている人なのか、作業場で手が汚れている人なのか
• 入力のタイミングは接客の最中か、1日の終わりにまとめてか
• スマホしか持っていない人はいないか

キャンピングカービルダーA社様の場合、見積もりを作るのは展示会場の商談席でお客様を目の前にした場面です。だから「その場で車種とオプションを選べば金額が出て、そのまま印刷できる」ことが絶対条件でした。もし「事務所に戻ってから入力する」設計にしていたら、確実に使われないシステムになっていたはずです。

入力が現実的でない場面には、そもそも入力させない設計もあります。よくやるのは、既にある情報(アンケート、注文書、既存のExcel)から自動で取り込んで、人は確認だけする形にすることです。「入力の手間が増えるならExcelのままでいい」と現場に言われたら、それは正しい感覚なので、設計側が歩み寄るべきサインです。

Excelを「捨てない」システム化もある

システム化=Excel全廃、と思われがちですが、私たちはむしろExcelを出口として残す設計をよく提案します。たとえばキャンピングカー販売のキャンピングカー販売会社G社様の営業管理システムでは、見積もりを作ると製造現場向けの架装指示書が自動で生成されますが、最終出力は現場が長年使い慣れたExcel様式のままです。中身のデータはシステムが管理し、帳票の見た目は今までどおり——これなら現場の混乱がありません。

同じように、既存のExcel台帳をシステムの初期データとして取り込むこともほぼ毎回やります。何百件、何千件の過去データも、形式さえ揃っていれば一括投入できます。「今までのデータが無駄になるのでは」という心配は不要です。

まとめ:小さく始めて、現場で直す

最後にまとめます。開発会社に相談する前に、この3つをA4一枚で構いませんので書き出してみてください。

• 正の所在——同じ情報が複数箇所にあるなら、どこを正にするか
• 例外の一覧——直近1〜2か月で「定型どおりでなかったケース」
• 入力者の状況——誰が・いつ・どこで・何を使って入力するか

そして最初から全業務をカバーしようとせず、いちばん痛い1業務(たいていは二重入力か転記ミスが起きている場所)から小さく始めることをおすすめします。私たちの開発も、まず動くものを早く出して、現場で使ってもらいながら直していく進め方です。「うちのこの業務、システムになりますか?」というふわっとした段階のご相談も歓迎です。