返信の効率化過去の対応履歴から、返信案を3つ作る
届いた問い合わせを貼り付け、担当者を選ぶだけで返信案が3つ生成されます。過去8万通のメール履歴と正式な価格表を参照するため、金額を含む具体的な回答ができます。編集してそのまま送信・印刷まで完結します。
メールは、まだいちばん確実に届く手段です。しかし自社で本格的に運用しようとすると、想像以上に地味な問題にぶつかります。何百通も一度に送ると送信サーバーに弾かれる。夜中に大量送信して苦情が来る。エラーで届かなかった分に誰も気づかない。配信停止の希望が反映されていない。
TIFFINが構築したメール配信の仕組みでは、送信間隔と停止時間帯を管理画面から設定できるようにしています。1通ずつ間隔を空けて送り、指定した時間帯（夜間など）は自動的に停止する。送信結果は1通ごとに記録し、失敗したものは理由とともに残す。この地味な部分こそが、実運用では最も重要です。
配信リストの管理も自動化します。実案件では、オーナー（納車済みのお客様）273件と、それ以外の顧客2,115件を別リストとして管理し、契約が成立したお客様は毎時のバッチで自動的にオーナーリストへ移動する仕組みを組みました。人が名簿を作り直す作業をなくすためです。
ISSUES
どれも「送る」以外の部分で起きています。
数百通を一度に送ろうとして、送信サーバー側の制限に触れる。どこまで送れたのかも分からない。
宛先不明で戻ってきたメールが放置され、同じアドレスに送り続けている。
配信の予約設定を誤り、深夜にお客様へメールが飛んだ。信用を落とす事故になる。
契約したお客様を別リストへ移す作業が手作業で、常に古い名簿を使っている。
見積提出後の追いかけを担当者が覚えていられず、そのまま失注する。
1通ずつ書いていると1日の大半が返信作業になる。内容は毎回ほぼ同じなのに。
SERVICE
送信だけでなく、受信・返信・記録まで含めて設計します。
顧客リストへの配信を安全に行います。差し込みや条件絞り込みにも対応します。
リストのメンテナンスを人手でやらないようにします。
追いかけるべき相手に、決められたタイミングで自動的に連絡します。
社内向けの定期メールも自動化できます。人が集計する必要がなくなります。
過去の対応履歴を参照し、返信案を自動で作ります。送信は人が判断します。
届いたメールを自動で分類し、必要なデータに変換します。
ENGINEERING
送信機能そのものは難しくありません。難しいのは、失敗に気づける状態を作ることです。
数百通を一括で投げると、送信サーバー側の制限に触れて途中から届かなくなります。送信間隔を秒単位で設定できるようにし、1通ごとに結果を記録しながら順次送ります。進捗が画面に出るので、どこまで送れたかが常に分かります。
夜間や早朝に配信が走らないよう、停止時間帯を管理画面から設定できるようにします。設定した時間になると送信を止め、翌朝の開始時刻から自動的に再開します。事故を防ぐための最も基本的な安全装置です。
送信結果は1通ごとに記録し、失敗したものは理由とともに一覧に残します。過去には、送信予定の一覧が古い順に200件で打ち切られていたために、最近登録された予定が画面から消えてしまう不具合がありました。「一覧に出ないから存在しないことになる」という状態を作らないことが重要です。
契約が成立したお客様を、人が手作業でオーナーリストに移していると必ず漏れます。毎時のバッチで自動的に移動させ、常に正しい宛先に正しい内容が届く状態を保ちます。
配信停止の希望は、受け取った時点で全リストから除外されるようにします。特定のリストだけ反映されていない、という状態を構造的に作らないようにします。
送信用のメールアカウント情報が複数の場所に散らばっていると、パスワード変更のたびに一部だけ更新漏れが起きて送信が止まります。設定を一元管理し、変更時の反映漏れが起きない構成にします。
返信の自動生成は業務時間を大きく削減しますが、誤送信のリスクは残ります。AIは下書きを作るところまでとし、人が確認して送る運用から始めます。精度が確認できてから自動化の範囲を広げます。
| 送信 | SMTP（自社サーバー／レンタルサーバー／外部配信サービス）。Nodemailer による送信制御、送信間隔と時間帯の制御、進捗表示。 |
|---|---|
| 受信 | IMAP による受信取り込み、mailparser による本文・添付の解析、内容による自動分類。 |
| リスト管理 | データベース上のリストと動的な条件抽出、自動移動バッチ（毎時／日次）、配信停止の一元管理。 |
| 本文生成 | テンプレートと差し込み、Anthropic Claude ほかのLLMによる下書き生成（過去の対応履歴を参照するRAG構成）。 |
| 記録 | 1通ごとの送信結果、失敗理由、再送履歴、開封・クリックの計測（必要な場合）。 |
| 安全装置 | 停止時間帯、送信間隔、途中停止と再開、試送、送信前プレビュー、宛先件数の確認ダイアログ。 |
すでにお使いの配信サービスがある場合、それを活かしたまま「リスト管理と自動フォローだけ」を作るご相談も可能です。
WORKS
実際に日々動いているものです。
届いた問い合わせを貼り付け、担当者を選ぶだけで返信案が3つ生成されます。過去8万通のメール履歴と正式な価格表を参照するため、金額を含む具体的な回答ができます。編集してそのまま送信・印刷まで完結します。
メール機能、メール一斉送信、見積もりフォローアップをシステム内に統合。オーナーと一般顧客を別リストで管理し、契約成立時には毎時のバッチで自動的にリスト間を移動させます。送信間隔と停止時間帯は管理画面から設定できます。
FLOW
最初のご相談から納品後の改修まで、同じ担当が一貫して伴走します。
誰に、何を、どのくらいの頻度で送るのかを決めます。既存の名簿の状態も確認します。
どのメールサーバーから送るか、1日あたりの送信可能数はどれくらいかを確認します。ここを飛ばすと後で止まります。
リスト管理、本文作成、送信制御、結果記録を実装します。テンプレートの作成も支援します。
社内アドレスへの試送から始め、表示崩れや差し込みの誤りがないかを確認します。
最初は件数を絞って配信し、エラー率を確認してから全体へ広げます。
到達状況や反応を見ながら、送信タイミングや文面を調整していきます。
PRICE
配信規模ではなく、機能範囲で決まります。
リスト管理、テンプレート、差し込み、送信制御、結果記録まで。既存の顧客データからの取り込みを含みます。
フォローアップの自動抽出と自動送信、定期レポートの自動配信、リストの自動仕分けを含む構成。
過去の対応履歴を参照した返信下書き（RAG）、受信メールの自動分類と業務データ化を含む一式。
※ メール送信サーバーの費用（自社サーバーまたは外部サービス）が別途必要です。AI下書きを使う場合はAI利用料が従量でかかります。
FAQ
ここに載っていないことも、お問い合わせフォームからお気軽にどうぞ。
送信に使うメールサーバーの制限によります。レンタルサーバーの場合は1日あたりの上限があることが多いため、事前に確認したうえで送信間隔を設計します。大量配信が必要な場合は外部の配信サービスの利用もご提案します。
SPF・DKIM・DMARCといった送信ドメイン認証の設定をご案内します。加えて、配信停止の導線を明示する、送信頻度を適切に保つといった運用面も重要です。設定の作業自体も支援します。
できます。配信停止の希望を受け取った時点で全リストから除外され、以後の配信対象から確実に外れる設計にします。
測定機能の実装は可能です。ただし近年は受信側で画像が自動読み込みされる仕組みがあり、開封率の数値は参考値として扱うべきものになっています。その前提でご説明したうえで実装します。
可能です。リスト管理と自動フォローの部分だけを当社で作り、実際の配信は既存サービスに任せる構成も設計できます。
そのとおりだと考えています。当社の設計では、AIは下書きを作るところまでで、送信は必ず人が判断します。精度を確認したうえで、定型的なものから徐々に自動化の範囲を広げる進め方をおすすめしています。
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ひとつの案件で複数の領域にまたがる場合も、窓口はひとつのままご相談いただけます。
ENGINEERING
メール施策の成果は文面より、「誰にいつ送り、返信をどう拾うか」の設計で変わります。
配信でいちばん怖いのは、間違いに気づかないまま全部送り終えてしまうことです。
安全に運用できる形をご提案します。
お電話でのご相談：070-8445-2324（平日9:00〜18:00）