キャンピングカービルダーのイベント予約サイト開発

導入前の状況

キャンピングカービルダーA社様では、オーナー向けのイベントを開催するにあたり、応募の受付を電話とメールで行っていました。参加人数や車両台数の集計、受付確認の返信はすべて手作業で、漏れや遅れが起きやすい状態でした。開催まで日数が少なく、すぐに使える仕組みが必要だったこと、そして会場の雰囲気に合った見た目にしたいことが要望でした。

システム構成と技術

• サイトはNode.jsと組込みデータベースで構成し、外部ライブラリに依存しない軽量な構成でクラウドに公開。データは永続ボリュームに保存し、再デプロイしても応募データが消えないようにしました
• 受付は先着ではなく応募制（抽選）で、応募期間の開始・締切は管理画面から設定します。オーナー枠とオーナー以外枠を分け、各枠の応募数をリアルタイムに表示し、開始・締切までのカウントダウンも表示しました
• 応募は1家族1件までとし、同じメールアドレスまたは電話番号での重複応募は受け付けません。宿泊車両のナンバーと住所を必須項目にしています
• 応募直後に受付番号付きの確認メールを応募者へ自動送信し、同時に運営側にも内容全文の通知が届きます。メールはサイトのデザインに合わせたHTMLメールです
• 応募者は受付番号やメール認証コードでマイページにログインでき、申込内容の確認ができます
• レンタル品（テント・タープ・焚火台など）は品目ごとに数量を入力でき、概算金額が自動で表示されます
• 管理画面には枠別の集計・応募一覧・キャンセルと復活・CSV出力・抽選・入金管理・質問への回答管理を用意しました
• 毎朝、応募一覧のCSVをメールで自動送付するバックアップと、応募数・アクセス数の日次レポートを組み込んでいます

イベントやキャンペーンごとの専用サイトを短期間で立ち上げる開発はホームページ制作で、受付データの管理や既存システムとの連携は業務システム開発で対応しています。

開発の進め方

短期間での公開を優先し、まず応募フォーム・確認メール・管理画面の3点を最初に完成させて公開しました。その後、応募状況を見ながら「枠ごとの定員の見直し」「レンタル品の品目別入力」「マイページ」「入金管理」を順次追加しています。公開後の機能追加はすべて既存データを壊さない追加型の変更で行い、ロールバックしてもデータが失われない設計にしました。

案内文の表記（オーナー様・オーナー様以外の枠の定義、中古車オーナーの扱い、参加費の内訳）は、お客様からの質問が出るたびにサイト側へ反映し、質問フォームの回答と合わせて一貫した説明になるよう調整しました。

セキュリティ面では、ログインや応募へのアクセス回数制限、Cookieの保護、SQLの安全な実行、表示のエスケープ処理を公開前に点検しています。

運用してわかったこと・今後

応募受付から確認連絡までが自動化されたことで、担当者は当日の準備に集中できました。集計はワンクリックで完了し、参加台数に合わせた会場調整もスムーズに進んでいます。

運用の中で決めた重要なルールは「実際の応募を完全削除しない」ことです。受付番号の連番が再利用されるのを防ぐため、キャンセルはキャンセル状態にとどめる運用にしています。当選者への案内や入金の管理までを同じ画面で行えるため、イベント終了後もアーカイブとして使える構成になりました。