Excel台帳からの脱却。業務データを正規化する3つのポイント

見積・顧客・在庫の台帳をExcelからシステムに移すとき、最初につまずくのが「データの持ち方」です。開発現場で実際に使っている整理の手順を、正規化の考え方とあわせて解説します。

なぜExcel台帳のままだと限界が来るのか

Excelの台帳は始めるのが簡単な反面、「同じ顧客が表記ゆれで3行ある」「担当者ごとにファイルのコピーが増える」「どれが最新か分からない」という形で必ず限界が来ます。私たちがご相談を受ける業務システム開発の多くは、この状態からのスタートです。

ポイント1：「1つの事実は1か所にだけ書く」

正規化の基本は、顧客の住所や商品の価格といった「事実」を1か所にまとめることです。見積台帳に顧客住所を毎回コピーしていると、引っ越しのたびに過去の行がすべて古い情報のまま残ります。顧客は顧客台帳、商品は商品台帳に分け、見積からは「どの顧客か」「どの商品か」を参照するだけにします。

ポイント2：見た目のための結合セル・色分けをデータから追い出す

「セルの色が赤なら至急」のようなルールは、人間には分かってもシステムには引き継げません。色や結合セルで表していた意味は、「状態」「区分」といった列として独立させます。移行前のExcelを眺めて、色・罫線・空行が何を意味しているかを書き出す作業が、実は要件定義そのものです。

ポイント3：捨てるデータを決める

10年分の台帳を全部移そうとすると、移行作業が終わりません。「検索したい過去」と「参照できれば十分な過去」を分け、後者はPDFやアーカイブのままにするのが現実的です。実務では直近2〜3年分を正規化して移行し、それ以前は必要になったときに検索できる置き場を用意する形に落ち着くことが多いです。